Dokumentation

[engl.: Project Documentation]
Synonym: Projektdokumentation (PDO)
Hinweis: Die Benennung »Dokumentation«
wird im Projektmanagement-Sprachgebrauch
grundsätzlich in zweierlei Bedeutung benutzt.
Zum einen werden darunter der Prozess des
»Dokumentierens« von Projektinformationen
und die damit zusammenhängenden organisatorischen Tätigkeiten (des Dokumentenmanagement) verstanden und zum anderen das Ergebnis
der Dokumentierungsprozesse, d. h. die Gesamtheit der Projektdokumente. Demnach bedeutet
Projektdokumentation
(1) als Prozess: Erstellen, Kennzeichnen, Registrieren, Verdichten, Aufbereiten, Aktualisieren, Verteilen, Speichern der Projektinformationen in Form von Dokumenten sowie
deren Archivierung (konventionell und/
oder elektronisch) für die gesetzlich oder
von anderen Regularien vorgeschriebene
Aufbewahrungsdauer und ggf. Vernichtung.
(2) als Prozessergebnis: Gesamtheit der objektorientierten und der ablauforientierten Projektdokumente. Die objektorientierten Dokumente beziehen sich vornehmlich auf den
Projektgegenstand, z.B. Anforderungsdefinitionen, Leistungsbeschreibungen, Verträge,
technische Dokumente, Ausführungsunterlagen, Betriebshandbücher. Die ablauforientierten Dokumente spiegeln den geplanten
und tatsächlichen Projektverlauf wider, z.B.
Projekthandbuch, Terminpläne, Statusberichte. Je nach Branche, Projektart und Projektgröße unterscheidet man in der Praxis
verschiedene Dokumentationsarten und
dementsprechend mehrere Dokumentationen in einem Projekt, z.B.:
• Produktdokumentation,
• Projektdokumentation (im engeren Sinne),
• Genehmigungsdokumentation,
• »liefergebundene« Dokumentation.
Die Gesamtheit der an den Auftraggeber zu
übergebenden Dokumente wird auch als Abnahme- oder Übergabedokumentation bezeichnet.
Sie beschreibt im Allgemeinen das ordnungsgemäß abgenommene Gesamtergebnis. In bestimmten Branchen, z.B. im Anlagenbau, wird
sie auch As-built-Dokumentation genannt. Die
»liefergebundene« Dokumentation kann zusätzliche vertraglich vereinbarte Unterlagen wie
Schulungsnachweise, Zertifikate, Übergabeprotokolle, behördliche Genehmigungen enthalten.
In der Softwareentwicklung spricht man auch
von »Bestandsunterlagen« und unterscheidet
zwischen Nutzer-/Betreiberdokumentation und
Entwicklerdokumentation [7].
In der ICB 4.0 ist »Organisation and Information« ein Kompetenzelement (Practice 5), übersetzt in die NCB 4.0 mit »Organisation, Information und Dokumentation«. Dieses Kompetenzelement beinhaltet die Definition, Einführung
und das Management einer temporären Projektorganisation. Dabei müssen –› Rollen und –›
Verantwortungen sowie ein effektiver Informationsaustausch definiert werden. Ebenso dazu gehören die –› Dokumentation, Berichtsstrukturen
und projektinternen Informationsflüsse [39].