Projektorganisation (PO)

Projektorganisation (PO) [engl.: Project Organization] Temporäre, eigens für Durchführung eines Projekts eingerichtete Organisation mit aufbau und ablauforganisatorischen Regelungen. Die Projektorganisation besteht nach [10] aus einer Gruppe von Personen und der zugehörigen Infrastruktur mit Vereinbarungen bezüglich Zuständigkeit, Beziehungen und Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Geschäfts oder Funktionsprozesse. Die Projektorganisation setzt sich im Allgemeinen zusammen aus Organisationseinheiten, Mitgliedern und Regeln der Stamm- bzw. Trägerorganisation und projektspezifischen Anpassungen und/oder Ergänzungen. Ziele bzw. Vorteile eigener Projektorganisationen können nach [34] z.B. sein: effizientere Ressourcennutzung, verringerter Koordinationsbedarf, bessere Entscheidungsqualität, erhöhte Motivation, Lern- und Innovationsbereitschaft, mehr Flexibilität, stärkere Kunden- und Marktorientierung und eine gesicherte Projektakzeptanz durch konsequente Einbindung der wichtigsten Projektstakeholder.
Grundsätzlich ist zu differenzieren zwischen
• Projektaufbauorganisation (–› Aufbauorganisation) und
• Projektablauforganisation (–› Ablauforganisation).
In der Praxis wird die Benennung »Projektorganisation« jedoch meist synonym für die »Projektaufbauorganisation« verwendet. Die Projektorganisation ist – im Unterschied zur Stammorganisation – nicht »auf Dauer«, sondern »auf Zeit«, d.h. zeitlich begrenzt für die Dauer des Projekts, angelegt. Sie kann sich in den einzelnen Projektphasen je nach Erfordernis in Struktur, Ausstattung und personeller Besetzung ändern. Im juristischen Sinne kann die Projektorganisation eine rein interne Organisationseinheit ohne eigenständige Rechtsverbindlichkeit nach außen sein (ungeachtet der Befugnisse und Vertretungsberechtigungen einzelner Mitglieder der Projektorganisation) oder aber eine eigene Rechtsform besitzen, z.B. als Arbeitsgemeinschaft oder Konsortium. Bei größeren Projekten ist die Projektorganisation häufig unternehmensübergreifend und enthält Bestandteile aus mehreren beteiligten Stammorganisationen.
Man unterscheidet folgende Formen (interner) Projektaufbauorganisationen:
• Einfluss-Projektorganisation oder Stabs-Projektorganisation, bei der die Projektleitung nur eine beratende und koordinierende Funktion wahrnimmt und die Weisungsbefugnis insgesamt in der Linie verbleibt (auch »Einfluss-Projektmanagement« genannt);
• Matrix-Projektorganisation, bei der die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis zwischen Linie und Projektleitung aufgeteilt wird, sodass für die Projektmitarbeiter Mehrfachunterstellungen entstehen (auch »Matrix-Projektmanagement« genannt);
• Autonome Projektorganisation (oder reine, eigenständige, absolute Projektorganisation), bei der die Projektleitung gegenüber den Projektmitarbeitern fachlich und disziplinarisch weisungs- und entscheidungsbefugt ist und die volle Verantwortung für das Projekt besitzt (auch »Autonomes Projektmanagement« genannt). Sie wird im Englischen als »Projectized Organization« bezeichnet [9];
• Pool-Organisation, bei der die Projektleitung die Projektmitarbeiter aus vorhandenen, fachlich gruppierten Personalpools (Disziplinen) rekrutiert, sozusagen »anmietet« und in diesem Rahmen volles Zugriffsrecht besitzt [8].
Bei der Matrix-Projektorganisation wird je nach Aufteilung der Befugnisse zwischen Linie und Projektleitung, noch zwischen »schwacher« [engl.: weak], »ausgewogener« [engl.: balanced] und »starker« [engl.: strong] Matrixorganisation unterschieden. Außerdem spricht man von einer »dichten« [engl.: tight] Matrix, wenn alle Projektmitarbeiter an einem Ort zusammenarbeiten [9].
Hinweis: Die vorstehenden Begriffsbestimmungen beziehen sich ausschließlich auf eine Einzelprojektorganisation [engl: Single Project Organization]. Auch Programm- und Portfolioorganisationen sind in gewisser Weise Projektorganisationen, allerdings von projektübergreifender Art und mit wesentlichen Unterschieden. Während eine Programmorganisation (wie die Einzelprojektorganisation) temporär, d.h. für die Dauer des Programms, angelegt ist, ist die Portfolioorganisation zeitlich nicht begrenzt und somit ein längerfristiger, ggf. permanenter Bestandteil einer Stammorganisation. In [2]wird der für die Gesamtkoordination von Projekten, Programmen und Portfolios verantwortliche, ggf. eigens dafür eingerichtete Bereich eines Unternehmens mit Projekt(e) landschaft) als Projektrahmenorganisation [engl.: Project Frame Organization] bezeichnet.
–› Arbeitsgemeinschaft, Co-location, Organisationsstruktur(plan), Organigramm, Programmmanagement, Projektgesellschaft, Projektportfolio-Management